:: Die Anforderungen an ein Fahrtenbuch ________________________________
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Das Problem
Fahrtkosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten können grundsätzlich steuerlich geltend gemacht werden. Allerdings können nur Fahrtaufwendungen abgezogen werden, die der Erzielung von Einnahmen dienen. Die Beweislast liegt bei Ihnen.
Der Beweis kann beispielsweise mittels eines Fahrtenbuches erbracht werden. Das Finanzamt und die Rechtssprechung stellen jedoch hohe Anforderungen an ein Fahrtenbuch. Können betrieblich veranlasste Fahrten nicht oder nur unvollständig nachgewiesen werden, kann das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug von Fahrtkosten kürzen oder gar vollständig streichen. Es kommt daher darauf an, dass das Fahrtenbuch den hohen Ansprüchen des Finanzamtes genügt.
Die Definition
Aus dem Wortlaut Fahrten-"Buch" können Sie schließen, dass Angaben über Fahrten in geschlossener und gebundener Form aufzuzeichnen sind. Es muss unbedingt der Ausschluss von nachträglichen Veränderungen gewährleistet oder zumindest aber nachvollziehbar sein.
Lose Blattwerke, Notizzettel oder Terminübersichten sind nicht ausreichend. Es müssen Kilometerstände erkennbar sein. Private und dienstliche Fahrten müssen fortlaufend ersichtlich sein. Als Eigenbeleg hat das Fahrtenbuch die Aufgabe, über Ihre unternommenen Fahrten zu berichten. Excel-Aufzeichnungen erfüllen diese Anforderungen nicht.
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Die Anforderungen:
a) Aufzeichnungen bei Betrieblichen Fahrten
- Datum der Fahrt
- Kilometerstand zu Beginn der Fahrt
- Kilometerstand am Ende der Fahrt
- Reiseziel
- bei Umwegen: Reiseroute
- Reisezweck
- Angabe der aufgesuchten Geschäftspartner
- Extra Kennzeichnung: Gefahrene Kilometer zwischen Wohnung und Betrieb
b) Aufzeichnungen bei Privaten Fahrten
- Kilometerstand zu Beginn der Fahrt
- Kilometerstand am Ende der Fahrt
- Berechnung der Kilometer
- Vermerk: privat
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Die Hinweise:
Gut geführte Fahrtenbücher sehen benutzt aus und werden nahezu täglich ergänzt. Die Schrift lässt auf die Benutzung unterschiedlicher Stifte schließen. Schriftzüge ähneln sich nicht. Rechenfehler werden zeitnah korrigiert.
1. Lückenlosigkeit
Der spätere Eintrag einiger Fahrten ist akzeptabel.
Auffällig wird wohl sein, wenn Fahrten über Wochen mit ein und dem selbem Stift in ein und dem selbem Schriftzug geschrieben sind.
2. Kilometerstandsabweichungen
Angaben zu Kilometerständen lassen sich durch das Finanzamt überprüfen. Kilometerstände sind auf TÜV- oder Werkstattrechnungen aufgezeichnet. Mittels des Rechnungsdatums kann leicht der betreffende Zeitraum gecheckt werden.
3. Kurze Private Fahrten
Unglaubwürdig bleibt wohl auch, wenn Sie niemals zum Einkaufen fahren, nie Urlaubsreisen antreten oder Ausflüge machen.
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Stefan Dorn, Steuerberater - Berlin Prenzlauer Berg
